Para empezar a llevar una Contabilidad ordenada de su Negocio, necesita seguir ciertas pautas que le ayudaran en el proceso.
A continuación le presentamos algunos consejos y respuestas a preguntas frecuentes que nos hacemos cuando empezamos la contabilidad de nuestro negocio.
Vigile los resultados y mantenga buenos archivos
Mantener buenos registros es sumamente importante para el crecimiento y mantenimiento de su negocio. Los buenos registros le ayudaran a lograr lo siguiente:
Usted necesita tener buenos registros para vigilar el progreso de su negocio. Los registros le pueden mostrar si el negocio está mejorando, que artículos se están vendiendo o que cosas necesita cambiar. Llevar buenos registros puede aumentar la probabilidad de tener éxito en los negocios.
Usted necesita buenos registros para poder preparar estados financieros correctamente. Estos incluyen las declaraciones de ingresos (ganancias y pérdidas) y las hojas de balance general Estos documentos le pueden ayudar en sus asuntos bancarios o con sus acreedores y son útiles para administrar su negocio
Un informe de ingresos muestra los ingresos y los gastos del negocio por un periodo de tiempo dado.El balance general muestra los bienes, las responsabilidades y su valor neto del negocio en una fecha dada.
Usted recibirá dinero o propiedades de muchas fuentes. Sus archivos pueden identificar la fuente de esos recibos. Usted necesita esta información para separar los recibos de negocio de los personales y los ingresos tributables de los no tributables.
Usted puede olvidar gastos al preparar la declaración de impuestos sino los registra cuando ocurren.
Preparar las declaraciones de impuestos.-Para preparar las declaraciones de impuestos se necesitan buenos registros, Estos registros deben respaldar los ingresos, gastos y créditos que incluya en las declaraciones. Generalmente, estos son los mismos registros que usa para vigilar el progreso del negocio y preparar los estados financieros.
Respaldar todo lo que informe en las declaraciones de impuestos.-Usted tiene que mantener los registros del negocio disponibles en todo momento en caso de ser inspeccionados por los IRS. Si el IRS examina cualquiera de sus declaraciones de impuestos, se le puede pedir que justifique el contenido de su declaración. Tener un conjunto completo de expedientes facilitara el proceso.
Use cualquier sistema de mantenimiento de libros que refleja clara y exactamente sus ingresos y gastos. Tenga en cuenta que sus registros tributarios deberán respaldar todos los ingresos, las deducciones tributarias y los créditos que reclame en su declaración de impuestos. Asegúrese de separar los recibos de negocio de los personales, además de separar los ingresos tributables de los no tributables.
Registro de gastos: Registre sus gastos cuando los pague o los incurre (dependiendo del método de contabilidad que use). Es fácil olvidar los gastos del año anterior cuando este llenando la declaración de este año. No pase por alto deducciones para las que cualifica.
Mantenga registros de los bienes del negocio: Los bienes de su negocio son la propiedad y el equipo que le pertenece y que usa para su negocio. Mantenga un registro completo y detallado de sus bienes que muestre cuándo los adquirió, cuanto pago por ellos y como los utiliza en el negocio. Este registro detallado le permitirá depreciar los bienes adecuadamente y declarar la ganancia o pérdida correcta cuando se deshaga de ellos.
El tiempo que debe guardar un documento depende de la acción, el gasto o el evento que el documento verifique. Usted tiene que guardar los expedientes mientras sean necesarios para comprobar los ingresos o deducciones en una declaración de impuestos.
Usted tiene que guardar todos los registros mientras sean necesarios; sin embargo, guarde todos los registros de los impuestos sobre nomina por al menos cuatro años.
Guarde los registros relacionados con propiedad hasta que el periodo de las limitaciones se venza para el año en el que dispuso de la propiedad en una disposición tributable. Usted tiene que guardar estos registros para calcular cualquier deducción por depreciación, amortización o agotamiento y para calcular la ganancia o pérdida al vender o deshacerse de la propiedad.
Cuando los registros ya no son necesarios para los impuestos, no los deseche hasta que confirme que no los necesita por más tiempo para otro propósito, Por ejemplo, la compañía del seguro o los acreedores podrían requerir que los guarde por más tiempo que el IRS.
